Główna » Case study » Automatyzacja archiwizacji dokumentów AI: oszczędność czasu z Notion

Automatyzacja archiwizacji dokumentów AI: oszczędność czasu z Notion

Wdrożyliśmy kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji pełnego cyklu odbierania, klasyfikowania i archiwizowania dokumentów PDF. System przetwarza dokumenty przychodzące z różnych kanałów, takich jak Gmail czy Telegram bot, wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do ich rozpoznawania i kategoryzowania, a następnie integruje dane z Notion i zapisuje pliki na Dysku Google. Znacznie zmniejsza to nakład pracy ręcznej, zapewnia wysoką dokładność i tworzy scentralizowane, łatwo dostępne archiwum.

Chaos w dokumentach i strata czasu

Firmy często borykają się z problemem dużej ilości dokumentów przychodzących różnymi kanałami. Ręczne przetwarzanie i archiwizowanie tych dokumentów prowadzi do:

Nadmierne koszty czasu

Pracownicy poświęcają cenny czas na monotonną rutynę ręcznego odbierania, sortowania, klasyfikowania i przechowywania dokumentów, co zmniejsza ich produktywność i odciąga ich od podstawowych obowiązków.

Niedokładność danych i trudności w wyszukiwaniu

Ręczna archiwizacja zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia błędów w klasyfikacji i indeksowaniu dokumentów, co z kolei utrudnia lub uniemożliwia szybkie i dokładne odnalezienie potrzebnych informacji.

Brak ujednoliconego, uporządkowanego systemu przechowywania danych

Bez scentralizowanego i logicznie zorganizowanego systemu przechowywania, dokumenty mogą być rozproszone w różnych repozytoriach, tworząc „silosy informacyjne” i utrudniając przejrzystość i skuteczny dostęp do danych.

Trudności ze śledzeniem i kontrolowaniem dokumentów

Niewystarczająca automatyzacja prowadzi do braku jasnych mechanizmów śledzenia cyklu życia dokumentów, co utrudnia monitorowanie, audyt i zapewnienie zgodności z wymogami regulacyjnymi.

Inteligentna automatyzacja archiwizacji

Opracowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksowe rozwiązanie, które automatyzuje pełny cykl zarządzania dokumentami:

Krok 1: Akceptowanie dokumentów z różnych kanałów:

System automatycznie akceptuje dokumenty PDF wysyłane na firmowego Gmaila, a także umożliwia użytkownikom wysyłanie plików za pośrednictwem specjalnego bota Telegram. System inicjuje skrypt po otrzymaniu nowej wiadomości e-mail lub wiadomości Telegram.

Krok 3: Inteligentne przetwarzanie i klasyfikacja:

Akceptowane są tylko pliki PDF. Inne formaty są odrzucane lub automatycznie konwertowane.

Dokumenty poddawane są optycznemu rozpoznawaniu tekstu (OCR) przy użyciu Google Cloud Vision API.

Po wyodrębnieniu tekstu dane są wysyłane do ChatGPT/GPT-3, który automatycznie generuje krótkie podsumowanie, określa kategorię i słowa kluczowe dla każdego dokumentu.

Krok 4: Scentralizowane przechowywanie i strukturyzacja:

Wszystkie przetworzone dane i metadane dokumentów są automatycznie tworzone w Notion DB "Document Archive" z polami: Nazwa, Kategoria, Podsumowanie PL, Podsumowanie UA, Słowa kluczowe, Link GDrive, Status.

Pliki są przechowywane w sposób logicznie zorganizowany na Dysku Google, w folderach według kategorii i daty:

Document Archive////....

Krok 5: Powiadomienia i system zarządzania wyjątkami:

Po zarchiwizowaniu bot wysyła wiadomość na Telegram informującą o kategorii, podsumowaniu i linku do dokumentu.

Użytkownicy mogą odpowiedzieć na pytanie "Czy zgadzasz się na archiwizację?" tekstem "Tak" lub "Nie". Jeśli użytkownik odrzuci archiwizację, plik zostanie usunięty z Dysku Google i odpowiedniego rekordu w Notion.

System obsługuje wyjątki. W przypadku nieobsługiwanego formatu wysyłana jest odpowiedź "Format nieobsługiwany, wyślij PDF". Jeśli OCR wynosi mniej niż 80%, status jest oznaczany jako "Wymaga ręcznej weryfikacji", a powiadomienie jest wysyłane do kanału #archive_manual. Jeśli nie ma kategorii, LLM wyświetli monit do użytkownika. Nie są tworzone duplikaty plików (na podstawie sumy kontrolnej MD5), bot zgłasza "Dokument jest już w archiwum".

Porządek w dokumentach i strategiczne ukierunkowanie

Wdrożenie inteligentnego systemu automatyzacji archiwizacji dokumentów było kluczowym krokiem w cyfrowej transformacji zarządzania dokumentami w firmie. To kompleksowe rozwiązanie nie tylko zoptymalizowało rutynowe procesy, ale także zapewniło bezprecedensowy porządek i przejrzystość w zarządzaniu dokumentami, pozwalając firmie skupić się na strategicznym zarządzaniu i rozwoju. Automatyzacja pozwala osiągnąć następujące wymierne korzyści:

Znaczna redukcja czasu i zasobów:

Zmniejszenie liczby etatów zaangażowanych w proces archiwizacji o ≥80%.

Osiągnięcie dodatniego zwrotu z inwestycji:

Oczekuje się, że zwrot z inwestycji w projekt będzie dodatni w ciągu 6 miesięcy.

Zwiększenie dokładności danych:

Dzięki rozpoznawaniu i klasyfikacji AI zminimalizowano ryzyko błędów i zapewniono dokładną kategoryzację dokumentów.

Scentralizowany i łatwy dostęp:

Dostęp do wszystkich dokumentów i ich metadanych uporządkowanych w Notion i Google Drive.

Zwiększenie przejrzystości i kontroli:

Dzięki automatycznemu raportowaniu i zarządzaniu wyjątkami.

Uwolnienie pracowników:

Od rutynowych zadań archiwizacyjnych do wykonywania bardziej strategicznych i wartościowych funkcji.