Główna » Case study » Systemy CRM dla skutecznej rekrutacji

Systemy CRM dla skutecznej rekrutacji

Specjalistyczny system CRM opracowany dla naszego klienta Ditola umożliwia scentralizowane zarządzanie wszystkimi etapami rekrutacji. Łączy on zarządzanie ofertami pracy, zlecenia pracodawców i bazę danych kandydatów w jednym miejscu, co znacznie upraszcza i przyspiesza proces rekrutacji. System zapewnia różne poziomy dostępu dla rekruterów, koordynatorów i administratorów, zapewniając jasny podział obowiązków.

Problemy z procesami rekrutacyjnymi i ich nieefektywnością.

System zarządzania kandydatami i ofertami pracy na stronie internetowej klienta był nieefektywny. Prowadziło to do znacznych strat czasu, braku przejrzystości procesów i komplikacji w interakcji między zespołami. Główne problemy, z jakimi borykał się klient:

Brak ujednoliconej bazy danych.

Informacje o kandydatach, wolnych stanowiskach i zamówieniach były rozproszone w różnych źródłach (tabele, dokumenty, e-maile), co utrudniało dostęp do nich i powodowało zamieszanie.

Nieefektywne zarządzanie procesami.

Ręczne zarządzanie zadaniami i brak zautomatyzowanych narzędzi prowadziły do opóźnień w pracy, niedotrzymywania terminów i obniżenia ogólnej wydajności.

Trudności w komunikacji między zespołami.

Brak scentralizowanego narzędzia do zarządzania zadaniami utrudniał rozdzielanie obowiązków i monitorowanie ich realizacji między rekruterami i koordynatorami.

Brak przejrzystości w procesie rekrutacji.

Trudno było śledzić przejście kandydatów przez kolejne etapy, co uniemożliwiało szybkie reagowanie na zmiany i analizowanie skuteczności kampanii rekrutacyjnych.

Problemy z przepływem dokumentów.

Brak jednego miejsca do przechowywania dokumentów kandydatów stwarzał ryzyko utraty ważnych informacji i utrudniał ich wyszukiwanie, co ma kluczowe znaczenie dla legalizacji zatrudnienia.

Wdrożenie kompleksowego systemu CRM dla skutecznej rekrutacji

Aby rozwiązać problemy Ditoli, opracowano i wdrożono specjalistyczny system CRM. Platforma ta jest scentralizowanym narzędziem do automatyzacji wszystkich etapów rekrutacji, umożliwiającym zespołowi skuteczne zarządzanie procesami zamiast rozproszonymi w różnych źródłach informacjami. System posiada intuicyjny interfejs i łączy oferty pracy, zamówienia, bazę danych kandydatów oraz zadania wewnętrzne w jednym środowisku zarządzania.

Ogólny przegląd systemu

Wdrożono kompleksowe rozwiązanie dla działów HR i agencji rekrutacyjnych, umożliwiające im skuteczne zarządzanie bazą danych kandydatów, tworzenie i śledzenie ofert pracy, przetwarzanie zamówień klientów oraz koordynowanie pracy zespołu rekrutacyjnego. System został zbudowany w oparciu o stos technologiczny wykorzystujący React 18+ TypeScript dla frontendu, Supabase i PostgreSQL dla backendu oraz AWS S3 do przechowywania plików.

Nawigacja i trasy

Nawigacja została zaimplementowana przy użyciu React Router, gdzie wszystkie trasy są chronione przez uwierzytelnianie. Utworzono pasek boczny (AppSidebar), który dynamicznie wyświetla dostępne sekcje w zależności od roli użytkownika (administrator, koordynator, rekruter).

Panel główny.

Stworzono centralny panel sterowania, który zapewnia szybki przegląd wszystkich działań w systemie. Zawiera on widżety ze statystykami (łączna liczba wolnych stanowisk, aktywne zamówienia, łączna liczba kandydatów, przyjęci dzisiaj), a także sekcję „Szybkie działania” umożliwiającą szybkie dodanie kandydata, utworzenie wolnego stanowiska lub nowego zamówienia.

Zarządzanie kandydatami

Opracowano podstawowy interfejs do pracy z kandydatami w formie tabeli z możliwością sortowania i filtrowania. Dostępne są takie działania, jak edycja, przesyłanie dokumentów, zatrudnianie i przeglądanie szczegółowych informacji. Wdrożono formularz kandydata z polami na dane osobowe i zawodowe, a także moduł zarządzania dokumentami z obsługą Drag & Drop i bezpiecznym przechowywaniem w AWS S3.

Zarządzanie zamówieniami

Wdrożono moduł do zarządzania zamówieniami klientów. Zamówienia są tworzone za pomocą specjalnego formularza, w którym określa się wymagania dotyczące kandydatów, priorytet, termin i inne parametry. Szczegółowa strona zamówienia zawiera wszystkie informacje o zapytaniu, powiązanych kandydatach i postępach.

Zarządzanie ofertami pracy

Opracowano moduł do zarządzania wolnymi stanowiskami w firmach klientów. Formularz tworzenia ofert pracy pozwala określić ogólne informacje, wymagania wobec kandydatów i warunki pracy. Szczegółowa strona oferty zawiera pełny opis, listę kandydatów, statystyki i możliwość edycji.

Zarządzanie użytkownikami

Opracowano sekcję administracyjną dla roli „Administrator” w celu zarządzania wszystkimi użytkownikami systemu. Funkcje obejmują tworzenie, edytowanie, przypisywanie ról, resetowanie haseł, dezaktywowanie kont i monitorowanie aktywności.

Funkcjonalność

Zaimplementowano szereg kluczowych funkcji: wielojęzyczność z obsługą języka ukraińskiego, angielskiego, polskiego i hiszpańskiego. System powiadomień (toast, e-mail, webhook). Funkcje importu i eksportu danych w formatach CSV, Excel i JSON. Zaawansowany system wyszukiwania i filtrowania, a także niezawodny system bezpieczeństwa z tokenami JWT i dostępem opartym na rolach.

Integracje i technologie

System oparty jest na backendzie Supabase, wykorzystuje AWS S3 do przechowywania plików i integruje się z n8n poprzez Webhook w celu automatyzacji procesów biznesowych. Opracowano również zewnętrzny interfejs API do integracji z innymi systemami.

Transformacja i rozwój: kluczowe wyniki wdrożenia

Wdrożenie systemu CRM umożliwiło klientowi Ditola osiągnięcie znaczących wyników w zakresie poprawy efektywności procesów rekrutacyjnych. Dzięki scentralizowanemu zarządzaniu i automatyzacji zespół mógł skupić się na zadaniach strategicznych, znacznie ograniczając czas poświęcany na rutynowe prace i ręczne dokumentowanie. Zwiększyła się przejrzystość procesów, a komunikacja między rekruterami i koordynatorami stała się bardziej uporządkowana i skuteczna.

Zwiększona wydajność pracy.

Wdrożenie systemu CRM pozwoliło zespołowi HR klienta Ditola znacznie zwiększyć swoją produktywność. Dzięki automatyzacji i scentralizowanemu zarządzaniu skrócono czas poświęcany na rutynowe czynności, co pozwoliło zespołowi skupić się na zadaniach strategicznych.

Ulepszone zarządzanie procesami.

System zapewnił kompletny cykl zarządzania kandydatami — od wstępnej rejestracji do zatrudnienia. Umożliwiło to skuteczne zarządzanie wolnymi stanowiskami, ich publikacją i śledzeniem postępów, co poprawiło jakość obsługi klienta.

Automatyzacja i integracja.

Dzięki możliwościom integracji i wykorzystaniu webhooków zautomatyzowano kluczowe procesy biznesowe. System zapewnia również obsługę wielu języków, co jest ważne w przypadku działalności na rynkach międzynarodowych.

Bezpieczeństwo i skalowalność.

Zapewniono niezawodne i bezpieczne przechowywanie danych zgodnie ze wszystkimi standardami. Interfejs systemu jest przyjazny dla użytkownika i dostosowany do wszystkich urządzeń, a architektura systemu pozwala na skalowanie go zgodnie z rozwojem działalności klienta.