Główna » Case study » Automatyzacja przetwarzania faktur PDF: Jak AI i Notion oszczędzają czas

Automatyzacja przetwarzania faktur PDF: Jak AI i Notion oszczędzają czas

Wdrożono kompleksowe zautomatyzowane rozwiązania do przetwarzania wszystkich elektronicznych faktur przychodzących i wychodzących. System wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do rozpoznawania i kategoryzowania danych, automatycznie integruje je z Notion dla księgowości i generuje raporty, uwalniając cenny czas zespołu i eliminując błędy. Zapewnia również elastyczny mechanizm przesyłania dokumentów po upływie terminów, zapewniając, że dokumentacja finansowa jest kompletna i aktualna.

Rutyna utrudniająca rozwój

Firma borykała się z dużą ilością faktur napływających codziennie na firmowego Gmaila. Ręczne przetwarzanie tych dokumentów było czaso- i zasobochłonne, co skutkowało:

Znacznymi kosztami czasu i zasobów

Pracownicy działów finansowych i operacyjnych poświęcają znaczną część swojego czasu pracy na rutynowe czynności, takie jak zbieranie, ręczne wprowadzanie i weryfikowanie danych z faktur, co odciąga ich od zadań strategicznych.

Wysokie ryzyko błędów i nieścisłości danych

Czynnik ludzki w ręcznym wprowadzaniu danych powoduje częste błędy i rozbieżności w informacjach finansowych, co negatywnie wpływa na dokładność księgowości i może prowadzić do błędnych decyzji osób zarządzających.

Brak scentralizowanego systemu zarządzania

Bez jednej zintegrowanej platformy do przetwarzania i przechowywania faktur, firma stoi w obliczu fragmentacji danych, trudności w dostępie do informacji i braku ogólnej przejrzystości przepływów finansowych.

Trudności z operacyjnym raportowaniem finansowym

Ręczne przetwarzanie danych spowalnia proces generowania niezbędnych raportów finansowych, czyniąc je nieterminowymi i mniej wartościowymi dla szybkiego podejmowania decyzji i analizy wskaźników wydajności biznesowej.

Problemy z elastycznością i przesyłaniem dokumentów

Brak możliwości elastycznego przesyłania brakujących dokumentów po ustalonych okresach sprawozdawczych prowadzi do dodatkowej ręcznej kontroli, nadmiernej komunikacji i trudności w sfinalizowaniu pełnego pakietu dokumentów.

Inteligentna automatyzacja z elastycznym zarządzaniem terminami

Opracowaliśmy i z powodzeniem wdrożyliśmy kompleksowe rozwiązanie biznesowe, które zapewnia pełną automatyzację cyklu przetwarzania faktur przychodzących i wychodzących. To kompleksowe rozwiązanie, oparte na nowoczesnych technologiach sztucznej inteligencji (AI) i integracji kluczowych narzędzi biznesowych, pozwoliło nam nie tylko zoptymalizować rutynowe procesy finansowe, ale także wprowadzić elastyczny mechanizm zarządzania terminami, który ma kluczowe znaczenie dla skutecznej rachunkowości finansowej i kontroli.

Krok 1: Automatyczne pobieranie faktur:

System monitoruje przychodzące wiadomości e-mail Gmail, automatycznie wykrywając i wyodrębniając załączniki PDF.

Krok 2: Rozpoznawanie danych przez sztuczną inteligencję:

Sztuczna inteligencja (Visual Vision i GPT) wyodrębnia kluczowe dane z każdej faktury: numer, datę, kwotę, dostawcę, miejsce docelowe i typ (przychodząca/wychodząca). Zapewnia to wysoką dokładność i minimalizuje potrzebę ręcznej weryfikacji.

Krok 3: Scentralizowana księgowość w Notion:

Wszystkie rozpoznane dane są automatycznie przechowywane i strukturyzowane w dedykowanej bazie danych Notion, zapewniając pełną przejrzystość i łatwy dostęp do informacji. Pliki faktur są również automatycznie zapisywane na Dysku Google z funkcją sprawdzania duplikatów i tworzenia folderów.

Krok 7: Elastyczne zarządzanie terminami i przeładowywanie:

Po upływie głównego terminu system umożliwia ręczne wysyłanie brakujących faktur za pośrednictwem Telegramu, zarówno pojedynczo, jak i partiami.

Wszystkie dokumenty otrzymane po terminie są automatycznie przetwarzane, dodawane do Notion, a pełny zestaw raportów jest ponownie wysyłany do księgowego.

Akceptacja dodatkowych faktur jest otwarta do godziny 23:59 w dniu 25, po czym system zapisuje dane jako ostateczne.

W ten sposób automatyzacja obejmuje pełny cykl: od zbierania i wstępnej wysyłki do ręcznego przeładowania, kontroli czasu i finalizacji bez interwencji użytkownika.

Wydajność i strategiczne ukierunkowanie

Dzięki wdrożeniu inteligentnego systemu automatyzacji przetwarzania faktur, firma osiągnęła wymierną transformację w swoich procesach finansowych. Rozwiązanie to nie tylko radykalnie zmieniło podejście do zarządzania dokumentami, ale także otworzyło nowe możliwości w zakresie wydajności operacyjnej i rozwoju strategicznego. Zintegrowane podejście do automatyzacji pozwoliło nam osiągnąć znaczące usprawnienia, które bezpośrednio wpłynęły na produktywność i jakość transakcji finansowych.

Znaczne skrócenie czasu

Przetwarzanie każdej faktury, uwolniło pracowników od rutynowej pracy.

Zwiększenie dokładności danych finansowych

Dzięki rozpoznawaniu AI, minimalizując ryzyko błędów.

Uzyskanie natychmiastowych dostępów

Do aktualnych i uporządkowanych informacji o wszystkich fakturach w Notion.

Zapewnienie terminowego i automatycznego generowania

Wszystkich niezbędnych raportów finansowych są terminowo i automatycznie generowane.

Przekierowanie zasobów zespołu

Przekierowanie na bardziej strategiczne i wartościowe zadania zamiast rutynowego wprowadzania danych.

Zwiększenie ogólnej przejrzystości

I kontroli nad przepływami finansowymi firmy.

Zapewnienie elastyczności w pracy z dokumentami:

Możliwość przesyłania brakujących faktur w ustalonych ramach czasowych za pośrednictwem Telegram zapewnia kompletność danych bez nadmiernego wysiłku ręcznego.

Wzmocnienie kontroli finansowej:

System samodzielnie finalizuje dane po 25-tym, zapewniając dyscyplinę i przejrzystość raportowania.