Optymalizacja lejka B2B agencji zatrudnienia dzięki kompleksowej automatyzacji

Gdy menedżer zmienia status leada w Kommo CRM na „Prezentacja”, system natychmiast wysyła klientowi wiadomość e-mail z krótkim opisem usług i linkiem do prezentacji PDF. Data i godzina wysłania wiadomości e-mail są automatycznie zapisywane w karcie potencjalnego klienta w Kommo.

Po zmianie statusu leada na „Zbieranie informacji”, automatycznie generowany jest unikalny, wstępnie wypełniony link do formularza Typeform i wysyłany do klienta pocztą elektroniczną. Klient poświęca tylko około 7 minut na wypełnienie tego formularza, podając wszystkie niezbędne informacje o swojej firmie i żądanym wakacie. Jeśli formularz nie zostanie wypełniony w ciągu 48 godzin, tworzone jest zadanie dla menedżera w celu uzyskania dalszego wsparcia. Kluczową zaletą tego kroku jest to, że po jednorazowym wprowadzeniu danych przez klienta, system natychmiast wykorzystuje je do szeregu zautomatyzowanych procesów: są one przesyłane do karty klienta w Kommo CRM, automatycznie wypełniają odpowiednie pola w umowie i załączniku do niej, przechodzą przez asystenta opartego na sztucznej inteligencji w celu wygenerowania szczegółowego zamówienia personelu i opisu stanowiska oraz służą jako podstawa do stworzenia projektu oferty handlowej. Ponadto system dynamicznie dostosowuje dalszy scenariusz w zależności od rodzaju usługi: w przypadku rekrutacji oferta handlowa jest pomijana, a lejek automatycznie przechodzi do etapu podpisania umowy, natomiast w przypadku outstaffingu proces jest kontynuowany w pełnym cyklu, łącznie z wysłaniem oferty handlowej. Po zakończeniu wszystkich tych zautomatyzowanych operacji menedżer otrzymuje zadanie „Wprowadź cenę”, a bot Telegram wysyła powiadomienie do zespołu sprzedaży.

Gdy menedżer wprowadzi cenę w odpowiednim polu w Kommo i kliknie przycisk „Wyślij ofertę”, system automatycznie pobierze model wyceny i cenę z Notion, wygeneruje ostateczny plik PDF oferty i wyśle wiadomość e-mail do klienta z załączonym plikiem PDF. Status transakcji w Kommo zmienia się na „Wycena”, a adres URL wyceny i data wysłania są rejestrowane.

Po zmianie statusu perspektywy na „Przygotuj umowę”, wszystkie niezbędne dane klienta i zamówienia, które zostały pobrane z formularza wypełnionego przez klienta w poprzednim kroku, są automatycznie przenoszone do szablonu umowy i jej załącznika. Eliminuje to potrzebę ręcznej edycji lub wypełniania dokumentów przez menedżera, ponieważ wszystkie informacje są bezpośrednio zintegrowane z systemem. Zadanie „Sprawdź umowę” jest tworzone dla odpowiedzialnej roli, a bot Telegram wysyła powiadomienia, gdy nowa umowa i aneks są gotowe do sprawdzenia.

Po sprawdzeniu umowy, gdy menedżer kliknie przycisk „Wyślij do podpisu”, uruchamiany jest proces podpisywania elektronicznego za pośrednictwem usługi takiej jak PandaDoc lub DocuSign. Klient otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem do podpisania umowy i krótką instrukcją, a system stale monitoruje status dokumentu, czekając na zmianę statusu na „Podpisany”.

Gdy tylko klient podpisze umowę, system automatycznie pobiera podpisany dokument PDF i dołącza go do karty klienta w Kommo. Umowa jest automatycznie przenoszona do etapu „Umowa podpisana”, a klient otrzymuje list z podziękowaniami i informacjami o kolejnych krokach współpracy. Bot Telegram wysyła powiadomienia do kanału Sales Wins i do menedżera. Najważniejsze jest to, że w tym momencie w Notion automatycznie tworzone jest Zamówienie, które jest przetwarzane przez sztuczną inteligencję. Na podstawie informacji otrzymanych od klienta z Typeform, AI tworzy szczegółowe zadanie i generuje zamówienie na to zadanie, a także przenosi dane klienta, tworząc jego rekord i projekt w Notion. Eliminuje to potrzebę ręcznego przesyłania danych przez kierownika projektu i tworzenia rekordów w Notion, gdzie odbywa się późniejsza obsługa i wdrażanie tego projektu, zapewniając w pełni zautomatyzowane przejście do realizacji.