Головна » Кейси » Автоматизація обробки PDF-інвойсів: Як AI та Notion економлять час

Автоматизація обробки PDF-інвойсів: Як AI та Notion економлять час

Впроваджено комплексне автоматизоване рішення для обробки всіх електронних вхідних та вихідних інвойсів. Система використовує штучний інтелект (AI) для розпізнавання та категоризації даних, автоматично інтегрує їх у Notion для обліку та формує звіти, звільняючи цінний час команди та усуваючи помилки. Вона також забезпечує гнучкий механізм дозавантаження документів після встановлених дедлайнів, гарантуючи повний та актуальний фінансовий облік.

Рутина, що гальмує розвиток

Компанія щодня стикалася з великим обсягом рахунків-фактур, що надходять на корпоративну пошту Gmail. Ручна обробка цих документів була затратною за часом та ресурсами, призводила до:

Ресурсні витрати

Фінансовий та операційний персонал витрачає значну частину робочого часу на рутинні операції, такі як збір, ручне введення та перевірка даних з інвойсів, що відволікає від стратегічних завдань.

Високий ризик помилок та неточностей даних

Людський фактор при ручному введенні даних спричиняє часті помилки та розбіжності у фінансовій інформації, що негативно впливає на точність обліку та може призвести до неправильних управлінських рішень.

Відсутність централізованої системи управління

Без єдиної інтегрованої платформи для обробки та зберігання інвойсів, компанія стикається з фрагментацією даних, ускладненням доступу до інформації та відсутністю загальної прозорості фінансових потоків.

Складнощі з оперативною фінансовою звітністю

Ручна обробка даних уповільнює процес формування необхідних фінансових звітів, роблячи їх несвоєчасними та менш цінними для швидкого прийняття рішень та аналізу показників ефективності бізнесу.

Проблеми з гнучкістю та дозавантаженням документів

Неможливість гнучко довантажувати відсутні документи після встановлених звітних періодів призводила до додаткового ручного контролю, надмірної комунікації та складнощів із фіналізацією повного пакету документів.

Інтелектуальна автоматизація з гнучким управлінням дедлайнами

Ми розробили та успішно впровадили наскрізне бізнес-рішення, що забезпечує повну автоматизацію циклу обробки вхідних та вихідних інвойсів. Це комплексне рішення, що базується на сучасних технологіях штучного інтелекту (AI) та інтеграції ключових бізнес-інструментів, дозволило нам не лише оптимізувати рутинні фінансові процеси, але й запровадити гнучкий механізм управління дедлайнами, що є критично важливим для ефективного фінансового обліку та контролю.

Крок 1: Автоматичний збір інвойсів:

Система моніторить вхідні листи в Gmail, автоматично виявляючи та витягуючи вкладення у форматі PDF.

Крок 2: AI-розпізнавання даних:

За допомогою інструментів штучного інтелекту, як Visual Vision та GPT відбувається вилучення ключових даних з кожного інвойсу: номер, дата, сума, постачальник, призначення та тип (вхідний/вихідний). Це гарантує високу точність та мінімізує необхідність ручної перевірки.

Крок 3: Централізований облік у Notion:

Всі розпізнані дані автоматично зберігаються та структуруються в спеціальній базі даних Notion, забезпечуючи повну прозорість та легкий доступ до інформації. Файли інвойсів також автоматично зберігаються в Google Drive з перевіркою дублікатів та створенням папок.

Крок 4: Управління транзакціями:

Дані з інвойсів використовуються для створення транзакцій у сервісі Ifteam (на момент впровадження, з можливістю подальшого перегляду цієї інтеграції).

Крок 5: Система сповіщень та контролю:

У випадку успішної обробки або виникнення будь-яких помилок наприклад, проблем з парсингом або API-запитами, система надсилає оперативні повідомлення через Telegram або на пошту.

Крок 6: Автоматична звітність:

Щомісяця генеруються зведені звіти (invoice reports) у Google Таблицях для бухгалтерів. Також формуються щотижневі звіти та звіт з ROI.

Крок 7: Гнучке управління дедлайнами та дозавантаження:

Після основного дедлайну система дозволяє вручну надсилати відсутні фактури через Telegram, як поштучно, так і пакетно. Усі документи, що надходять після дедлайну, автоматично обробляються, додаються в Notion, і бухгалтеру повторно надсилається повний пакет звітів. Прийом додаткових фактур відкритий до 23:59 25 числа, після чого система фіксує дані як остаточні.

Таким чином, автоматизація охоплює повний цикл: від збору і початкової відправки до ручного дозавантаження, контролю строків і фіналізації без участі користувача.

Ефективність та стратегічний фокус

Завдяки впровадженню інтелектуальної системи автоматизації обробки інвойсів, бізнес досяг відчутної трансформації у своїх фінансових процесах. Це рішення не тільки кардинально змінило підхід до роботи з документами, але й відкрило нові можливості для операційної ефективності та стратегічного розвитку. Комплексний підхід до автоматизації дозволив нам досягти значних поліпшень, що безпосередньо вплинули на продуктивність та якість фінансових операцій.

Значно скоротити час

На обробку кожного рахунку-фактури, вивільняючи персонал від рутинної роботи.