Головна » Кейси » Оптимізація B2B-воронки агенції праці через комплексну автоматизацію

Оптимізація B2B-воронки агенції праці через комплексну автоматизацію

Цей кейс-стаді детально описує, як комплексна автоматизація бізнес-процесів за допомогою платформи N8N та інтегрованих сервісів трансформувала B2B-воронку агенції праці. Він демонструє, як перехід від ручних операцій до автоматизованих рішень дозволяє значно скоротити час реакції на запити клієнтів (TTR) та час до підписання договору (TTC), мінімізувати кількість людських помилок, забезпечити повний аудит-трек усіх документів та підвищити загальну ефективність процесів продажу. Основна мета кейсу – показати, як автоматизація звільнила менеджерів від рутини, дозволивши їм зосередитись на стратегічному спілкуванні з клієнтами та якісному наданні послуг.

Втрата ефективності та потенціалу. Чому ручні процеси гальмували розвиток бізнесу

До впровадження автоматизації, агенція праці зіштовхнулася з низкою суттєвих операційних викликів, які не лише уповільнювали внутрішні процеси, але й безпосередньо впливали на конверсію та задоволеність клієнтів. Ці проблеми були характерними для класичної B2B-воронки та вимагали негайного комплексного вирішення, оскільки перетворювали потенційно динамічний процес продажу на повільний та схильний до помилок механізм.

Тривалий час реакції та час до підписання договору:

Ручна обробка кожного потенційного клієнта, включаючи підготовку комерційних пропозицій та договорів, значно збільшувала загальний час від першого контакту до фінального підписання контракту. Це призводило до втрати потенційних клієнтів, які очікували швидкої та оперативної відповіді.

Висока ймовірність людських помилок:

Багаторазове ручне перенесення даних між різними системами та заповнення численних полів у документах створювало значний ризик помилок. Ці помилки могли призвести до юридичних або фінансових розбіжностей, негативно впливаючи на репутацію компанії.

Надмірні ручні операції менеджерів:

Менеджери з продажу витрачали непропорційно велику частину свого робочого часу на адміністративні та рутинні завдання: надсилання стандартних електронних листів, ручне формування чернеток документів, постійне оновлення інформації в різних системах. Це відволікало їх від основної функції – ефективного спілкування з клієнтами та закриття угод.

Відсутність прозорості та вимірюваності процесу:

Обробка потенційних клієнтів була фрагментованою та малопрозорою. Відсутність чіткого, безперервного аудиторського сліду та статистичного обліку ускладнювала виявлення вузьких місць, аналіз ефективності та подальшу оптимізацію воронки продажів.

Ризик втрати потенційних клієнтів та неефективний супровід:

Без автоматизованих систем нагадувань або тригерів існував високий ризик того, що потенційні клієнти могли бути втрачені на певних етапах воронки, а важливі комунікації пропускалися або затримувалися, що знижувало загальну конверсію.

Комплексна автоматизація B2B-воронки. Інтеграція та оптимізація процесів

Для усунення зазначених проблем було розроблено та впроваджено цілісну систему автоматизації B2B-воронки, яка інтегрує ключові бізнес-інструменти та перетворює хаотичні ручні дії на безперервний, контрольований та вимірювальний процес. Основна мета полягала у створенні ефективної системи обробки потенційних клієнтів – від кваліфікації до підписання договору, зі скороченням часу реакції, мінімізацією ручних дій менеджера та зменшенням ймовірності помилок. Рішення базувалося на платформі N8N, яка виступала як центральний оркестратор сценаріїв та конектор між усіма задіяними сервісами. Це дозволило створити гнучку та масштабовану архітектуру.

Крок 1

Після спілкування з клієнтом по телефону та фіксації первинних потреб у Kommo CRM, якщо протягом 15 хвилин менеджер не перевів потенційного клієнта на наступний етап, автоматична система надсилає нагадування через Telegram-бот.

Крок 2. Презентація:

Коли менеджер змінює статус потенційного клієнта в Kommo CRM на «Презентація», система миттєво надсилає клієнту email із коротким описом послуг та посиланням на PDF-презентацію. Дата та час відправки листа автоматично фіксуються у картці потенційного клієнта в Kommo.

Крок 3. Збір інформації та інтегрована автоматизація даних:

Після зміни статусу потенційного клієнта на «Збір інформації», автоматично генерується унікальне, попередньо заповнене посилання на форму Typeform, яке надсилається клієнту електронною поштою. Клієнт витрачає лише близько 7 хвилин на заповнення цієї форми, надаючи всі необхідні дані про свою компанію та запитувану вакансію. Якщо форма не заповнена протягом 48 годин, менеджеру створюється завдання для подальшого супроводу. Ключова перевага цього кроку полягає в тому, що після одноразового введення даних клієнтом, система миттєво використовує їх для цілої низки автоматизованих процесів: вони переносяться під картку клієнта у Kommo CRM, автоматично заповнюють відповідні поля в договорі та додатку до нього, проганяються через асистента на базі штучного інтелекту для формування детального замовлення на персонал та опису вакансії, а також слугують основою для створення чернетки комерційної пропозиції. Окрім цього, система динамічно адаптує подальший сценарій залежно від типу послуги: у випадку рекрутації комерційна пропозиція пропускається, і воронка автоматично переходить до етапу підписання договору, тоді як для аутстафінгу процес продовжується за повним циклом, включаючи надсилання комерційної пропозиції. Після завершення всіх цих автоматизованих операцій, менеджеру створюється завдання «Внести ціну», а Telegram-бот надсилає відповідне сповіщення у групу продажів.

Крок 4. Комерційна пропозиція:

Коли менеджер вносить ціну у відповідне поле в Kommo та натискає кнопку «Надіслати пропозицію», система автоматично підтягує тарифну модель та ціну з Notion, формує фінальний PDF-файл комерційної пропозиції та відправляє email клієнту з прикріпленим PDF-документом. Статус угоди в Kommo змінюється на «Комерційна пропозиція», а URL пропозиції та дата відправки записуються.

Крок 5. Автоматизована підготовка договору та додатку:

Після зміни статусу потенційного клієнта на «Підготувати договір», всі необхідні дані про клієнта та замовлення, які були витягнуті з форми, заповненої клієнтом на попередньому етапі, автоматично переносяться у шаблон договору та додатка до нього. Це усуває потребу менеджера вручну редагувати або заповнювати документи, оскільки вся інформація безпосередньо інтегрується з системи. Створюється завдання «Перевірити договір» для відповідальної ролі, а Telegram-бот надсилає сповіщення про готовність нового договору та додатка до перевірки.

Крок 6. Підписання договору:

Після перевірки договору, коли менеджер натискає кнопку «Надіслати на підписання», запускається процес електронного підписання через сервіс типу PandaDoc або DocuSign. Клієнту надсилається лист з посиланням на підписання договору та короткою інструкцією, а система постійно моніторить статус документа, очікуючи на зміну статусу на «Підписано».

Крок 7. Договір підписано та автоматичний запуск виконання проєкту:

Як тільки клієнт підписує договір,система автоматично завантажує підписаний PDF-документ і прикріплює його до картки клієнта в Kommo. Угода автоматично переміщується на етап «Договір підписано», клієнту надсилається лист-подяка та інформація про подальші кроки співпраці. Telegram-бот надсилає сповіщення в канал «Перемоги продажів» та менеджеру.Найважливіше, що в цей момент автоматично створюється Замовлення у Notion, яке проходить через Штучний Інтелект. На підставі інформації, отриманої від клієнта з форми Typeform, ШІ створює деталізовану вакансію та формує замовлення на цю вакансію, а також переносить дані про клієнта, створюючи його запис та проєкт у Notion. Це усуває необхідність для проєкт-менеджера вручну переносити дані та створювати записи в Notion, де відбувається подальша операція та реалізація даного проєкту, забезпечуючи повністю автоматизований перехід до виконання.

Як автоматизація трансформувала бізнес-показники

Впровадження комплексної автоматизації кардинально змінило операційні процеси агенції праці. Завдяки оптимізації воронки продажів та усуненню рутинних операцій, компанія досягла значного прискорення циклу продажу, мінімізації ризиків та підвищення прозорості. Ці зміни дозволили не лише вирішити наявні проблеми, але й створити масштабовану, ефективну та прозору B2B-воронку, здатну швидко реагувати на ринкові виклики та забезпечувати стабільний ріст компанії.

Скорочення часу реакції на відправлення комерційної пропозиції:

До автоматизації: Час вимірювався годинами або днями. Після автоматизації: Час скоротився до 5 хвилин з моменту зміни статусу "Кваліфікація завершена". Це дозволило компанії оперативно реагувати на запити клієнтів, підвищуючи їхню лояльність та конверсію.

Значне скорочення часу до підписання договору:

До автоматизації: Час вимірювався днями або тижнями. Після автоматизації: Час від відправлення пропозиції до підписання договору вдалося зменшити до 24 годин. Це прискорило закриття угод та дозволило швидше розпочинати роботу над проєктами.

Мінімізація ручних дій та людських помилок:

До автоматизації: Менеджери витрачали значну частину часу на рутину, що створювало ризик помилок. Після автоматизації: Автоматизація рутинних операцій, таких як заповнення документів та перенесення даних, практично виключила людський фактор у процесі генерації та відправки документації, що призвело до майже нульової кількості помилок.

Повний аудит-трек та контроль:

До автоматизації: Контроль був обмежений, відстежування етапів ускладнювалося. Після автоматизації: Усі документи, що відправляються клієнту, тепер мають повний аудиторський слід, забезпечуючи прозорість та можливість відстеження на кожному етапі. Створено безперервний, контрольований та вимірювальний процес обробки потенційних клієнтів.

Вимірюваність процесу та звільнення ресурсів:

До автоматизації: Відсутність або фрагментований облік ключових показників. Після автоматизації: Запроваджено статистичний облік відсотка відкриття листів та часу до підписання договору безпосередньо в CRM. Це дозволило отримати повну картину ефективності комунікації та швидкості угод. Автоматизація адміністративних завдань дозволяє менеджерам зосередитися на стратегічно важливих аспектах: спілкуванні з клієнтами, побудові відносин та якісному наданні послуг.