Головна » Кейси » AI-Автоматизація архівування документів: економія часу з Notion

AI-Автоматизація архівування документів: економія часу з Notion

Ми впровадили комплексне рішення для автоматизації повного циклу прийому, класифікації та архівування PDF-документів. Система обробляє вхідні документи з різних каналів як Gmail чи Telegram-бот, використовує штучний інтелект (AI) для їх розпізнавання та категоризації, а потім інтегрує дані у Notion та зберігає файли у Google Drive. Це значно скорочує ручну працю, забезпечує високу точність та створює централізований, легкодоступний архів.

Хаос у документах та зайві витрати часу

Компанії часто стикаються з проблемою великого обсягу вхідних документів, які надходять через різні канали. Ручна обробка та архівування цих документів призводить до:

Надмірні витрати часу

Співробітники витрачають цінний час на монотонну рутину, пов'язану з ручним прийомом, сортуванням, класифікацією та збереженням документів, що знижує їхню продуктивність та відволікає від основних обов'язків.

Неточності даних та складнощі пошуку

Ручне архівування збільшує ймовірність помилок у класифікації та індексації документів, що потім ускладнює або унеможливлює швидкий та точний пошук необхідної інформації.

Відсутність єдиної, структурованої системи зберігання

Без централізованої та логічно організованої системи зберігання, документи можуть бути розкидані по різних сховищах, створюючи "інформаційний хаос" та перешкоджаючи прозорості та ефективному доступу до даних.

Складнощі з відстеженням та контролем документації

Недостатня автоматизація призводить до відсутності чітких механізмів відстеження життєвого циклу документів, що ускладнює моніторинг, аудит та забезпечення відповідності регуляторним вимогам.

Інтелектуальна автоматизація архівування

Ми розробили та впровадили наскрізне рішення, що автоматизує повний цикл роботи з документами:

Крок 1: Прийом документів з різних каналів:

Система автоматично приймає PDF-документи, що надходять на корпоративну пошту Gmail, а також дозволяє користувачам надсилати файли через спеціальний Telegram-бот. Система ініціює сценарій при отриманні нового електронного листа або повідомлення в Telegram.

Крок 3: Інтелектуальна обробка та класифікація:

Приймаються лише PDF-файли. Інші формати відхиляються або автоконвертуються.

Документи проходять оптичне розпізнавання тексту (OCR) за допомогою Google Cloud Vision API.

Після вилучення тексту дані надсилаються до ChatGPT/GPT-3, який автоматично генерує коротке резюме, визначає категорію та ключові слова для кожного документа.

Крок 4: Централізоване зберігання та структуризація:

Всі оброблені дані та метадані документів автоматично створюються у Notion DB "Document Archive" з полями: Name, Category, PL Summary, UA Summary, Keywords, GDrive Link, Status.

Файли логічно організовано зберігаються в Google Drive, у папках за категоріями та датами:
Архів документів/<Категорія>///....

Крок 5: Система сповіщень та управління винятками:

Після архівування бот надсилає повідомлення в Telegram, інформуючи про категорію, резюме та посилання на документ.

Користувачі можуть дати відповідь текстом "Так" або "Ні" на запитання "Чи погоджуєтеся з архівуванням?". Якщо користувач відхиляє архівування, файл видаляється з Google Drive та відповідний запис у Notion.

Система обробляє винятки. Для непідтримуваного формату надсилається відповідь "Формат не підтримується, надішліть PDF". Якщо OCR менше 80%, статус маркується як "Requires Manual Review" і надсилається сповіщення у канал #archive_manual. Якщо відсутня категорія, LLM запитує користувача. Дублікати файлів за MD5 checksum не створюються, бот повідомляє "Документ уже в архіві".

Крок 6: Звітність та аналітика:

Щомісяця генерується звіт у форматі PDF, який надсилається на Slack канал #management_reports. Звіт включає кількість опрацьованих документів, зекономлені людино-години (FTE), розрахунок ROI, помилки/винятки.

Порядок у документах та стратегічний фокус

Впровадження інтелектуальної системи автоматизації архівування документів стало ключовим кроком у цифровій трансформації документообігу компанії. Це комплексне рішення не лише оптимізувало рутинні процеси, але й забезпечило безпрецедентний порядок та прозорість у роботі з документацією, дозволивши бізнесу зосередитись на стратегічному управлінні та розвитку. Автоматизація дозволяє досягти таких вимірних переваг:

Значно скоротити час та ресурси:

Скоротити залучення FTE на процес архівування на ≥80%.