NeuroHive AI
Спробуйте

AI-Автоматизація архівування документів: економія часу з Notion

Ми впровадили комплексне рішення для автоматизації повного циклу прийому, класифікації та архівування PDF-документів. Система обробляє вхідні документи з різних каналів як Gmail чи Telegram-бот, використовує штучний інтелект (AI) для їх розпізнавання та категоризації, а потім інтегрує дані у Notion та зберігає файли у Google Drive. Це значно скорочує ручну працю, забезпечує високу точність та створює централізований, легкодоступний архів.
Схема AI-автоматизації архівування документів: від прийому файлів через Telegram та Gmail, їхнього аналізу ШІ до збереження у Notion та Google Drive.
Проблеми

Хаос у документах та зайві витрати часу

Компанії часто стикаються з проблемою великого обсягу вхідних документів, які надходять через різні канали. Ручна обробка та архівування цих документів призводить до:

 

Надмірні витрати часу
Співробітники витрачають цінний час на монотонну рутину, пов'язану з ручним прийомом, сортуванням, класифікацією та збереженням документів, що знижує їхню продуктивність та відволікає від основних обов'язків.
Мальований секундомір із символом долара всередині, що ілюструє концепцію «час — це гроші
Неточності даних та складнощі пошуку
Ручне архівування збільшує ймовірність помилок у класифікації та індексації документів, що потім ускладнює або унеможливлює швидкий та точний пошук необхідної інформації.
Мальована ілюстрація, що показує вікно браузера з перекресленим колом, символізуючи помилку даних або неможливість пошуку інформації.
Відсутність єдиної, структурованої системи зберігання
Без централізованої та логічно організованої системи зберігання, документи можуть бути розкидані по різних сховищах, створюючи "інформаційний хаос" та перешкоджаючи прозорості та ефективному доступу до даних.
image-56
Складнощі з відстеженням та контролем документації
Недостатня автоматизація призводить до відсутності чітких механізмів відстеження життєвого циклу документів, що ускладнює моніторинг, аудит та забезпечення відповідності регуляторним вимогам.
Мальоване збільшувальне скло, що фокусується на чотирьох квадратах, ілюструючи аналіз або розпізнавання даних за допомогою оптичного розпізнавання тексту (OCR).
Рішення

Інтелектуальна автоматизація архівування

Ми розробили та впровадили наскрізне рішення, що автоматизує повний цикл роботи з документами:
Прийом документів з різних каналів

Система автоматично приймає PDF-документи, що надходять на корпоративну пошту Gmail, а також дозволяє користувачам надсилати файли через спеціальний Telegram-бот. Система ініціює сценарій при отриманні нового електронного листа або повідомлення в Telegram.

Ілюстрація з написом «Крок 1. Прийом документів», що показує стопку документів з іконками Telegram та Gmail, символізуючи автоматичний прийом PDF-файлів з різних каналів.
Перевірені результати

Порядок у документах та стратегічний фокус

Впровадження інтелектуальної системи автоматизації архівування документів стало ключовим кроком у цифровій трансформації документообігу компанії. Це комплексне рішення не лише оптимізувало рутинні процеси, але й забезпечило безпрецедентний порядок та прозорість у роботі з документацією, дозволивши бізнесу зосередитись на стратегічному управлінні та розвитку. Автоматизація дозволяє досягти таких вимірних переваг:
Значно скоротити час та ресурси
Скоротити залучення FTE на процес архівування на ≥80%.
Детальна схема автоматизації процесу: починаючи від моніторингу вхідних листів у Gmail, переходячи до розпізнавання тексту через Cloud Vision та аналізу контенту в OpenAI, і закінчуючи завантаженням результатів у Notion та Telegram-бот.
Досягти позитивного ROI
Очікується, що ROI проєкту буде позитивним протягом 6 місяців.
документи 02 укр
Збільшити точність даних
Завдяки AI-розпізнаванню та класифікації, мінімізувати ризик помилок та забезпечити точну категоризацію документів.
Схема автоматизації документообігу, що показує послідовність дій: сценарій починається через Webhook, система шукає дані в Notion, витягує текст з зображень за допомогою Cloud Vision, обробляє його в OpenAI, виконує HTTP-запити, а потім завантажує результати в Notion та Telegram-бот.
Отримати централізований та легкий доступ
До всіх документів та їх метаданих, структурованих у Notion та Google Drive.
документи 04 укр
Підвищити прозорість та контроль
Завдяки автоматичній звітності та системі управління винятками.
Схема процесу видалення: Webhook запускає сценарій, маршрутизатор визначає, що видалити, після чого система видаляє відповідний файл з Google Drive та сторінку в Notion, а потім зупиняє сценарій.
Вивільнити персонал
Від рутинних завдань архівування для виконання більш стратегічних та цінних функцій.
Схема, що ілюструє перехід від рутинних завдань до стратегічного потенціалу. Зліва — група пов'язаних ланцюгами людей під написом «Рутина, що сковує», а справа — група вільних людей з яскравим символом AI-інтелекту над ними, під написом «Команда з потенціалом».
NeuroHive AI

Автоматизація на основі ШІ для малих та середніх підприємств, рекрутерів та HR-команд.

LinkedIn
Facebook
Instagram
Варшава, Prosta 70, 00-838
+48 509 980 939
© 2025 NeuroHive AI. Усі права захищені.
Contact form
Fill out the form below and we'll get back to you within 24 hours.
Контактна форма
Заповніть форму нижче, і ми зв’яжемося з вами протягом 24 годин.

Дякуємо за ваше звернення!

Наші експерти зв’яжуться з вами протягом 24 годин, щоб запланувати вашу безкоштовну консультацію

На головну
На головну