Головна » Кейси » CRM-системи для ефективного підбору персоналу

CRM-системи для ефективного підбору персоналу

Спеціалізована CRM-система, розроблена для нашого клієнта Ditola, дозволяє централізовано керувати всіма етапами рекрутингу. Вона об'єднує в одному місці управління вакансіями, замовленнями від роботодавців та базою кандидатів, значно спрощуючи та прискорюючи процес підбору персоналу. Система передбачає різні рівні доступу для ролей рекрутера, координатора та адміністратора, що забезпечує чіткий розподіл обов’язків.

Проблематика рекрутингових процесів та їх неефективність.

Система управління кандидатами та вакансіями на сайті клієнта була неефективною. Це призводило до значних втрат часу, непрозорості процесів та ускладнень у взаємодії команди. Основні проблеми, з якими зіткнувся клієнт:

Відсутність єдиної бази даних.

Інформація про кандидатів, вакансії та замовлення була розкидана по різних джерелах (таблиці, документи, пошта), що ускладнювало доступ та створювало плутанину.

Неефективне управління процесами.

Ручне ведення завдань та відсутність автоматизованих інструментів призводили до затримок у роботі, прострочення дедлайнів та зниження загальної продуктивності.

Складнощі з командною комунікацією.

Відсутність централізованого інструменту для управління завданнями ускладнювала розподіл обов'язків та контроль за їх виконанням між рекрутерами та координаторами.

Відсутність прозорості рекрутингової воронки.

Було складно відстежувати рух кандидатів по етапах, що унеможливлювало швидку реакцію на зміни та аналіз ефективності рекрутингових кампаній.

Проблеми з документообігом.

Відсутність єдиного місця для зберігання документів кандидатів створювала ризики втрати важливої інформації та ускладнювала її пошук, що є критично важливим для легалізації працевлаштування.

Впровадження комплексної CRM-системи для ефективного підбору персоналу

Для вирішення проблем клієнта Ditola була розроблена та впроваджена спеціалізована CRM-система. Ця платформа є централізованим інструментом для автоматизації всіх етапів рекрутингу, забезпечуючи команді можливість ефективно управляти процесами, а не інформацією, розкиданою по різних джерелах. Система має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс та об’єднує в єдиному середовищі управління вакансіями, замовленнями, базою кандидатів та внутрішніми завданнями.

Загальний огляд системи

Було впроваджено комплексне рішення для HR-відділів та рекрутингових агентств, що дозволяє ефективно управляти базою кандидатів, створювати та відстежувати вакансії, обробляти замовлення від клієнтів та координувати роботу команди рекрутерів. Система була побудована на технологічному стеку з використанням React 18+ TypeScript для фронтенду, Supabase та PostgreSQL для бекенду і AWS S3 для файлового сховища.

Навігація та маршрути

Була реалізована навігація за допомогою React Router, де всі маршрути захищені автентифікацією. Була створена бічна панель (AppSidebar), яка динамічно відображає доступні розділи залежно від ролі користувача (Адміністратор, Координатор, Рекрутер).

Головна панель.

Створена центральна панель управління, яка надає швидкий огляд всієї діяльності в системі. Вона включає віджети зі статистикою (загальна кількість вакансій, активні замовлення, всього кандидатів, прийняті сьогодні) , а також розділ "Швидкі дії" для оперативного додавання кандидата, створення вакансії або нового замовлення.

Управління кандидатами

Розроблено основний інтерфейс для роботи з кандидатами у вигляді таблиці з можливістю сортування та фільтрації. Доступні такі дії, як редагування, завантаження документів, прийняття на роботу та перегляд детальної інформації. Була реалізована форма кандидата з полями для особистих та професійних даних , а також модуль для управління документами з підтримкою Drag & Drop та безпечним зберіганням на AWS S3.

Управління замовленнями

Впроваджено модуль для управління замовленнями від клієнтів. Замовлення створюються через спеціальну форму , де вказуються вимоги до кандидатів, пріоритет, дедлайн та інші параметри. Детальна сторінка замовлення показує всю інформацію про запит, пов'язаних кандидатів та прогрес виконання.

Управління вакансіями

Розроблено модуль для управління відкритими позиціями в компаніях-клієнтах. Форма створення вакансії дозволяє вказати загальну інформацію, вимоги до кандидатів та умови роботи. Детальна сторінка вакансії містить повний опис, список кандидатів, статистику та можливість редагування.

Система завдань

Для координації роботи команди впроваджена система завдань, що дозволяє призначати конкретні завдання рекрутерам та відстежувати їхній прогрес. Форма створення завдання включає поля для назви, опису, виконавця, пріоритету та дедлайну.

Управління користувачами

Для ролі "Адміністратор" розроблено адміністративний розділ для управління всіма користувачами системи. Функції включають створення, редагування, призначення ролей, скидання паролів, деактивацію акаунтів та моніторинг активності.

Управління роботодавцями

Створено централізовану базу даних для всіх клієнтів та роботодавців. Кожен роботодавець має свій профіль, що містить інформацію про компанію, контактні дані та комерційну інформацію.

Модальні вікна та компоненти

Система використовує модальні вікна та компоненти на основі Radix UI для забезпечення зручності та доступності. Було реалізовано модальні вікна для підтвердження прийому кандидата на роботу та управління документами.

Функціональні можливості

Впроваджено ряд ключових функціональних можливостей: мультимовність з підтримкою української, англійської, польської та іспанської мов. Система сповіщень (toast, email, webhook). Функції імпорту та експорту даних у форматах CSV, Excel, JSON. Розширена система пошуку та фільтрації, а також надійна система безпеки з JWT токенами та рольовим доступом.

Інтеграції та технології

Система побудована на бекенді Supabase , використовує AWS S3 для зберігання файлів та інтегрується з n8n за допомогою Webhook для автоматизації бізнес-процесів. Також було розроблено зовнішнє API для інтеграції з іншими системами.

Трансформація та зростання: ключові результати впровадження

Впровадження CRM-системи дозволило клієнту Ditola досягти значних результатів у підвищенні ефективності рекрутингових процесів. Завдяки централізованому управлінню та автоматизації, команда змогла зосередитись на стратегічних задачах, значно скоротивши час на рутинну роботу та ручне ведення документації. Прозорість процесів зросла, а комунікація між рекрутерами та координаторами стала більш структурованою та ефективною.

Підвищення ефективності роботи.

Впровадження CRM-системи дозволило HR-команді клієнта Ditola значно підвищити свою продуктивність. Завдяки автоматизації та централізованому управлінню, час на рутинні операції скоротився, що дозволило команді зосередитись на стратегічних задачах.

Покращення управління процесами.

Система забезпечила повний цикл управління кандидатами — від первинної реєстрації до працевлаштування. Це дало змогу ефективно керувати вакансіями, їх публікацією та відстеженням прогресу, що покращило якість обслуговування клієнтів.

Автоматизація та інтеграція.

Завдяки можливостям інтеграції та використання webhook, вдалося автоматизувати ключові бізнес-процеси. Система також надає багатомовну підтримку, що є важливим для роботи на міжнародних ринках.

Безпека та масштабованість.

Було забезпечено надійне та безпечне зберігання даних згідно з усіма стандартами. Інтерфейс системи є зручним та адаптованим до всіх пристроїв, а архітектура системи дозволяє масштабувати її відповідно до росту бізнесу клієнта.